「あのお願いされていたデータ、まだ入力終わってない？」
そう言われて、思わずため息をついた経験はありませんか？バックオフィスの現場では、毎日・毎週発生する『決まった作業』が山積みです。目の前の仕事をこなすのに精一杯で、改善したいと思っていても、つい「とりあえず今のやり方で頑張るしかない」と、気合と根性で乗り切ってしまいがちです。
大阪を拠点にDX（デジタルトランスフォーメーション）支援を行っているMAKUL（メイクル）では、これまで多くの企業の「現場の悩み」に寄り添ってきました。私たちは、業務を効率化するための魔法のツールを売りつけることはしません。私たちが大切にしているのは、まず「その作業、本当になくせませんか？」と問いかけることです。
今回は、バックオフィス効率化を任された皆様へ、今の不便な作業を根本から見直し、時間を生み出すための考え方をお伝えします。
1. 「仕方ない」と諦めている『あの作業』の正体
日々のルーティンワークの中には、実は自動化できたり、プロセスそのものを省略できたりするものが隠れています。まずは、あなたの会社にこんな「あの作業」が眠っていないかチェックしてみてください。
- エクセルの転記： 現場から届いた日報や注文書の内容を、別の集計用エクセルに1つずつ手入力している。
- 二重管理： ホワイトボードに書いた予定を、わざわざ共有カレンダーにも入力している。
- 紙とデジタルの往復： 紙で届いた請求書を見ながら会計ソフトに入力し、その後また紙をファイルに綴じている。
- メールでの進捗確認： 「あの件どうなりました？」と何度もチャットやメールで状況を確認し合っている。
これらは一見、事務職として当たり前の仕事に見えるかもしれません。しかし、これらは「価値を生む作業」ではなく、「情報を右から左へ移すだけの作業」であることが多いのです。MAKULでは、こうした作業を極力減らすことこそが、本来のDXであると考えています。
2. 「効率化」よりも「削減（ゼロにする）」が最強な理由
多くの企業が「DX」と聞くと、「最新のAI（人工知能）を導入して、作業スピードを2倍にする」といったイメージを持たれます。しかし、作業が2倍速くなっても、その作業自体が残っている限り、担当者の負担はゼロにはなりません。
私たちが提案するのは、やり方を工夫する「効率化」の一歩先、「業務をなくす（ゼロにする）」という考え方です。以下の表で、その違いを比較してみましょう。
| 比較項目 | 従来の効率化 | MAKULが目指すDX（削減） |
|---|---|---|
| 目指すゴール | 作業を早く、楽にする | 作業そのものを不要にする |
| 手法の例 | タイピング練習、ショートカット活用 | フォーム入力から自動データ集計（GAS活用） |
| メリット | すぐに取り組める | ヒューマンエラーが皆無になり、時間が大きく浮く |
| 担当者の負担 | 作業時間は残る | 考える仕事や新しい挑戦に時間を使える |
※GAS（Google Apps Script）：Googleのスプレッドシートなどの機能を拡張し、自動化するためのプログラミング言語のこと。
「不要な業務をゼロにする」ことができれば、ミスを心配する必要もなくなり、担当者はもっと創造的な仕事、例えば「顧客満足度を高める施策」や「新しいサービスの企画」に時間を割けるようになります。
3. MAKULが提案する「スモールスタート」のDX
いきなり高額なシステムを導入する必要はありません。MAKULでは、Google Workspace（グーグルワークスペース：メール、カレンダー、ドキュメントなどがセットになったビジネスツール）やAIをフル活用し、極力コストをかけずに仕組みを作ることを得意としています。
まずは「一人のIT担当社員」として伴走します
私たちは「専門のエンジニア集団」としてではなく、お客様の「一人の社員」のような距離感でサポートします。現場の悩みを聞き取り、「このエクセル、自動化できそうですね」「この紙のやり取り、QRコードで入力できるようにしましょうか」といった、手の届く範囲からの改善を提案します。
料金もスモールスタートで安心
「DXコンサルティング」というと数百万円の費用がかかるイメージがあるかもしれませんが、MAKULのDXサポートは月額制です。初回月は現状把握と基盤構築のために5万円、2ヶ月目以降は月15万円という設定で、無理のない範囲から始められます。高額な独自システムの開発ではなく、既存ツールの組み合わせで仕組み化するため、将来的なメンテナンス性も高いのが特徴です。
まとめ：まずは「これ、なんとかなりませんか？」から
業務をなくすための第一歩は、最新ツールを調べることではなく、今感じている「面倒くさい」という直感に素直になることです。その違和感こそが、会社を成長させるDXの種になります。
MAKULでは、ITに詳しくない担当者の方でも安心して進められるよう、専門用語を使わずに一からサポートします。あなたの会社のバックオフィスを「作業の場」から「価値を生む場」へ、一緒に変えていきませんか？
もし日々の繰り返しの作業や、非効率な業務フローでお悩みでしたら、MAKULまでお気軽にご相談ください。御社の「IT担当社員」として、親身にお話を伺います。
よくある質問
DXと言っても、何から相談すればいいか分かりません。
具体的な案がなくても全く問題ありません。「毎月のこの作業が面倒」「担当者が休むと仕事が止まる」といった現場の愚痴に近い悩みからお聞かせください。私たちが業務を整理し、どこをどう自動化できるかをご提案します。
社員がパソコンに不慣れなのですが、大丈夫でしょうか？
はい、ご安心ください。むしろITが苦手な現場でも無理なく使える仕組みを作ることが私たちの得意分野です。直感的に入力できるタブレットの活用や、音声入力、QRコードなど、現場の方が「これなら楽だ」と思える工夫を一緒に考え、定着するまで伴走します。
高額な新しいソフトを契約させられたりしませんか？
MAKULでは、可能な限り現在お使いのGoogle Workspaceなどの範囲内で改善を目指します。不要なツールを押し付けることはありません。コストを最小限に抑えつつ、最大限の効果を出すための「仕組みの改善」を最優先に提案いたします。
