従業員5人の会社でも実現可能！「全員がエース」になるための情報共有DX術

「この件は、担当の〇〇さんじゃないと分からないんです…」

あなたの会社で、こんな言葉が飛び交っていませんか？特定の社員に業務知識や情報が集中してしまう「属人化」。これは、少数精鋭で奮闘されている中小企業にとって、成長を妨げる非常に大きな壁となります。

担当者の急な休みや退職で業務が完全にストップしてしまったり、顧客対応が遅れてしまったり…。そんな経験をお持ちの経営者様も少なくないはずです。

しかし、ご安心ください。その問題、情報共有の仕組みを少し変えるだけで解決できるかもしれません。

この記事では、専門知識がなくても、そして大きなコストをかけなくても、従業員全員がエースとして活躍できる組織を作るための「情報共有DX」について、具体的な方法と成功事例を交えながら分かりやすく解説していきます。

「〇〇さんしか分からない」が会社を潰す。情報格差がもたらすリスク

まず結論からお伝えすると、社内の情報格差、つまり「属人化」を放置することは、会社の成長を止めるだけでなく、経営そのものを危うくする可能性があります。

なぜなら、情報が特定の人にしか共有されていない状態は、以下のような深刻なリスクを生み出すからです。

• 業務の停滞と品質低下
  担当者が不在の際に、他の誰も対応できず業務が止まってしまいます。結果として、お客様への対応が遅れ、信頼を失う原因にもなりかねません。
• 突然の退職によるノウハウの喪失
  長年勤めたベテラン社員が急に退職してしまった場合、その人が頭の中にだけ持っていた知識や技術、顧客との関係性といった貴重な財産が一瞬で失われてしまいます。
• 若手社員が育たない
  「聞けば教えてもらえる」環境ではあっても、その情報が整理・共有されていないと、新入社員や若手はいつまで経っても自立できません。結果、業務負担が特定の社員に偏り続け、組織全体の成長が阻害されます。
• ビジネスチャンスの損失
  例えば、ある営業担当者しか知らない顧客情報があったために、別の担当者が絶好の提案機会を逃してしまう、といったケースも起こり得ます。

これらは、決して大げさな話ではありません。特にリソースが限られている中小企業にとって、社員一人ひとりの力が会社の推進力に直結するため、属人化は致命的な問題になり得るのです。

では、なぜこのような情報格差が生まれてしまうのでしょうか。その原因は、私たちが当たり前だと思ってきた情報伝達の方法にあるのかもしれません。

紙と口頭伝達の限界。なぜあなたの指示は現場に正しく伝わらないのか

これまで多くの中小企業では、「紙」の書類と「口頭」での指示が、情報伝達の主な手段でした。しかし、これらの方法には、情報の正確な共有を妨げる根本的な限界が存在します。

紙での情報共有の限界

• 探すのに時間がかかる：必要な書類がすぐに見つからず、キャビネットを探し回った経験はありませんか？
• 物理的な制約：オフィスにいないと確認できず、テレワークや外出先での対応が困難です。
• 劣化・紛失のリスク：紙は時間と共に劣化し、最悪の場合、紛失してしまう可能性もあります。
• 最新版が分からない：修正が繰り返されるうち、どれが最新のファイルか分からなくなってしまいます。

口頭での情報共有の限界

• 「言った・言わない」問題：指示した側と受けた側で認識のズレが生じ、トラブルの原因になります。
• 伝言ゲーム状態：人から人へ情報が伝わるうちに、内容が変わってしまったり、重要な部分が抜け落ちたりします。
• 記録に残らない：その場限りのやり取りのため、後から「あの時なんて言ってたっけ？」と確認することができません。

これらの旧来の方法に頼り続けている限り、指示が正確に伝わらなかったり、情報共有に無駄な時間がかかったりするのは、ある意味で当然の結果なのです。

しかし、この問題を解決するために、高価なシステムや専門的な知識が必ずしも必要というわけではありません。実は、たった2つのシンプルなツールを導入するだけで、組織の情報共有スピードと正確性は劇的に向上するのです。

チャットツールとクラウドストレージ。たった2つで変わる組織のスピード

情報共有の課題を解決する鍵は、「チャットツール」と「クラウドストレージ」の2つを連携させて活用することです。これらは、現代のビジネスにおける「新しい報・連・相」の形と言えます。

①リアルタイムな会話と記録の「チャットツール」

電話や口頭でのやり取りを、ビジネスチャットツールに置き換えるだけで、コミュニケーションは大きく変わります。

• 情報の記録（ログ）が残る：「言った・言わない」がなくなり、いつでも過去のやり取りを確認できます。
• 複数人に一斉共有：関係者全員に一度で情報を伝えられるため、伝達漏れが防げます。
• ファイル共有も簡単：資料や写真をその場で手軽に共有できます。
• 検索性が高い：過去のやり取りから、必要な情報をキーワードで瞬時に探し出せます。

②いつでもどこでも最新情報にアクセスできる「クラウドストレージ」

見積書や請求書、マニュアル、図面といったあらゆる書類データを、インターネット上の保管場所（クラウド）で一元管理します。

• ペーパーレス化の実現：紙の書類を削減し、オフィスをスッキリさせます。
• 場所を選ばない：インターネット環境さえあれば、スマホやPCからいつでも最新のファイルにアクセスできます。
• 常に最新版を共有：誰かがファイルを更新すれば、全員が同じ最新のファイルを見ることができます。
• セキュリティの向上：閲覧・編集権限を設定することで、情報漏洩のリスクを管理できます。

これらのツールを導入することで、「〇〇さんに聞かないと分からない」状態から、「ここを見れば分かる」状態へと組織を変化させることができるのです。

MAKUL（メイクル）では、お客様の状況に合わせて最適なツールをご提案しています。以下に代表的なAI関連ツールをいくつかご紹介します。

小さなチームだからこそ効果絶大。情報共有DXの成功事例3選

「ウチのような小さな会社で、本当にうまくいくのだろうか？」
そう思われるかもしれません。しかし、実はリソースが限られている小さなチーム、少数精鋭の会社だからこそ、情報共有DXは絶大な効果を発揮します。

ここでは、私たちがサポートさせていただいたお客様をモデルにした、3つの成功事例をご紹介します。

事例1：現場と事務所の情報連携ミスが激減した建設会社（大阪市・従業員8名）

• 課題：現場からの電話報告が曖昧で、事務所との認識齟齬が多発。古い図面を見て作業してしまい、手戻りが発生していた。
• 解決策：
  1. 現場ごとにチャットグループを作成し、進捗報告は必ず写真付きで行うルールに。
  2. 図面や仕様書は全てクラウドストレージで一元管理し、常に最新版しか見られないようにした。
• 成果：報告の正確性が格段に上がり、手戻り工事がほぼゼロに。事務所の担当者が現場の状況をリアルタイムで把握できるため、指示も的確になり、会社全体の残業時間が月平均で20%も削減されました。

事例2：顧客対応のスピードが劇的に向上したデザイン事務所（堺市・従業員5名）

• 課題：顧客からの修正依頼が複数のメールで届き、対応漏れが発生。担当者以外は進捗状況が全く分からなかった。
• 解決策：
  1. 重要な顧客ごとに専用のチャットグループを作成し、やり取りを一本化。
  2. デザインデータはクラウドストレージで共有し、バージョン管理を徹底。
• 成果：修正指示の見落としや確認の手間がなくなり、顧客へのレスポンスが高速化。迅速で丁寧な対応が評価され、顧客満足度が向上し、既存顧客からの紹介で新規案件の受注にも繋がりました。

事例3：ベテランの技術継承に成功した製造業（東大阪市・従業員10名）

• 課題：ベテラン職人の「見て覚えろ」というスタイルで、若手に技術がなかなか継承されない。質問しにくい雰囲気も若手の定着を妨げていた。
• 解決策：
  1. ベテランの作業をスマホで撮影し、簡単な解説を付けた「技術動画マニュアル」を作成。クラウドストレージに保管し、誰でもいつでも見られるようにした。
  2. チャットツールに「質問・相談チャンネル」を作り、若手が気軽に質問できる環境を構築。
• 成果：若手が自分のペースで技術を学べるようになり、新人教育にかかる期間が半分に短縮。質問しやすい文化が生まれたことで、コミュニケーションが活発化し、若手社員の定着率も大幅にアップしました。

いかがでしょうか。どの企業も、決して難しいことをしたわけではありません。自社の課題を明確にし、それに合ったツールを、正しいルールで運用する。たったこれだけで、組織は大きく変われるのです。

私たちMAKULは、AI活用やDX化をゴールとは考えていません。それらはあくまで、御社の目的を達成するための「手段」です。業務を効率化して生まれた時間や余裕を、会社の未来を創るための活動に投資する。その流れを創り出すことこそが、DXの本当の価値だと信じています。

もし、あなたが「うちの会社も変わりたい」と少しでも感じていただけたなら、ぜひ一度、私たちにお話をお聞かせください。専門知識を持つ社員を一人雇うような感覚で、御社の成長を全力でサポートさせていただきます。

よくあるご質問（Q&A）

Q1. ITに詳しくない従業員でも使いこなせますか？

はい、ご安心ください。MAKULでは、スマートフォンの操作に慣れている方であれば直感的に使えるような、シンプルで分かりやすいツールを選定します。導入時の初期設定から、現場の従業員様一人ひとりへの操作レクチャーまで、丁寧に伴走サポートいたします。

Q2. ツールを導入すると、逆に業務が増えることはありませんか？

導入初期には、新しいやり方に慣れるための時間が必要な場合もあります。しかし、MAKULでは、単にツールを導入するだけでなく、まずは現在の業務フロー全体を見直し、「そもそも、この業務は必要なのか？」という視点で整理します。不要な業務をなくした上で最適なツールを導入するため、最終的には確実に業務負担は軽減されます。

Q3. 費用はどれくらいかかりますか？

ご紹介したツールには、無料プランや非常に低価格で始められるものが多くあります。MAKULのサポート料金は、初月お試し50,000円（税込）からとなっており、一般的なDXコンサルティングの相場（月額30万円～）と比較しても、中小企業の皆様がご利用しやすい価格設定を心がけております。まずはお試しで効果を実感してください。